こんにちは！スタッフのみゆきです。少しずつ春めいてきましたね。
さて、年度末が近づくと、業務の締めくくりや新年度の準備で忙しくなってきます。今回のブログでは、タスクが山積みになる前に、効率的に仕事を整理し、スムーズに新しい年度を迎えるための方法を紹介します。
1. まずは全タスクをリストアップする
年度末は、通常業務に加えて決算処理、予算管理、契約更新などが発生するため、やるべきことが多岐にわたります。まずはすべてのタスクをリストアップし、全体像を把握しましょう。
★ポイント
- 既存のプロジェクトや業務の締めくくりに必要なタスクを洗い出す
- 締め切りがあるものは期限を明確にする
- 細かい業務も含め、抜け漏れがないようにする
2. タスクの優先順位をつける
リストアップしたタスクの中には、急ぎのものと後回しにできるものがあります。効率的に仕事を進めるためには、優先順位をつけることが重要です。
★優先順位の決め方
- 緊急度×重要度マトリクスを活用する
- 【緊急＆重要】→ 最優先で対応
- 【重要だが緊急でない】→ 計画的に進める
- 【緊急だが重要でない】→ 可能なら他者に委任
- 【緊急でも重要でもない】→ 思い切って削減
- 期限が短いもの、影響が大きいものから着手する
3. 業務の効率化を図る
業務の効率化を意識することで、スムーズにタスクを完了できます。
★おすすめの効率化方法
- タスク管理ツールの活用（Trello、Notion、Google Keep など）
- ルーチンワークを自動化（Excelマクロ、RPAツールなど）
- ミーティングの短縮・簡素化（目的を明確にし、時間を制限）
4. 不要な業務・データの整理
年度末は、業務の見直しをする絶好の機会です。
★整理すべきポイント
- 不要なファイル・データを削除（クラウドやPC内の整理）
- ペーパーレス化を推進（紙の資料をスキャンし、デジタル管理）
- 不要な業務を見直す（形骸化したルールや手続きを改善）
5. 来年度に向けた準備
年度末の仕事整理と同時に、新年度に向けた準備も進めておきましょう。
★準備するべきこと
- 目標設定と計画立案（新年度の業務方針や目標を設定）
- チーム体制の見直し（役割分担を明確にし、必要に応じて改善）
- 新しいツール・システムの導入検討（業務フロー改善のためのリサーチ）
時間に追われてたいへんな年度末ですが、しっかりと計画を立てて乗り切りましょう♪